Un devis?
LA COPROPRIÉTÉ
La vie en copropriété n’est pas toujours aussi simple. La gestion d’un immeuble avec des gens que l’on n’a pas choisis peut se révéler complexe.
Les charges et les travaux à réaliser ne sont pas toujours faciles à évaluer et une série de réglementations et de mises aux normes viennent encore compliquer la situation. Sans parler des préoccupations en termes de développement durable et d’économies d’énergie. Pour éviter les problèmes, il suffit parfois de s’impliquer un peu, de ne pas se sentir déresponsabilisé. Et de connaître certaines règles et astuces.
QU’EST-CE QU’UNE COPROPRIÉTÉ ?
Il suffit qu’un immeuble soit divisé en lots appartenant à des personnes différentes pour qu’il s’agisse d’une copropriété. Il faut évidemment aussi qu’il y ait des parties communes. Un immeuble de plusieurs appartements qui appartiennent tous à la même personne n’est pas une copropriété.
Mais il suffit d’être deux et en présence de deux lots.
Achat en copropriété?
c’est comme si vous entriez dans une société dont vous ne connaîtriez pas vos associés. lissez les PV d'AG afin de voir ou le vent souffle. Vous participerez à la plupart des décisions concernant votre bien mais tout dépendra du vote.
Une question sur la copropriété?
En 2010, la législation en matière de copropriété a été profondément modifiée en vue de moderniser le fonctionnement des copropriétés et d’accroître la transparence de leur gestion. La loi du 2 juin 2010 est entrée en vigueur le 1er septembre 2010. Plusieurs lois réparatrices ont ensuite été adoptées, à savoir la loi du 13 août 2011 qui impose notamment au syndic d’adapter l’acte de base, le règlement de copropriété et le règlement d’ordre intérieur et de les soumettre à l’approbation de l’assemblée générale des copropriétaires au plus tard pour le 31 août 2013. La loi du 15 mai 2012 corrige la loi du 2 juin 2010 sur plusieurs points (prise en charge des coûts des convocations à l’assemblée générale par les copropriétaires, directives impératives pour l’envoi de recommandés à l’association des copropriétaires,…).
Un arrêté royal du 12 juillet 2012 a en outre été adopté en vue de fixer un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires, assurant de la sorte aux associations de copropriétaires la tenue d’une comptabilité uniforme.
Enfin, un arrêté royal du 15 mars 2017 a été adopté pour fixer les modalités d'inscription du syndic auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises.
La modernisation de 2010 a créé un meilleur équilibre entre le syndic, les copropriétaires individuels, l'assemblée générale et le conseil de copropriété.
Cependant, la loi du 2 juin 2010 a fait l'objet de certaines réserves, d'une part parce que le législateur n'a pas apporté de réponse (ou de réponse adéquate) à certaines questions, et d'autre part parce que certaines des nouvelles règles ont apporté une réponse théorique mais se sont avérées difficiles à mettre en oeuvre dans la pratique.
Une nouvelle réforme a donc été menée en 2018 autour de quatre points essentiels, à savoir : assouplir le fonctionnement de l’association des copropriétaires et de ses organes, optimiser l'efficacité au sein de l’association des copropriétaires, rééquilibrer la copropriété, ainsi que clarifier la loi dans différents domaines. La loi du 18 juin 2018 portant des dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions visant à promouvoir les modes alternatifs de règlement des litiges (publiée au Moniteur belge le 2 juillet 2018) est entrée en vigueur le 1er janvier 2019.
Une nouveauté importante dans la modernisation de la loi sur la copropriété du 18 juin 2018 avait été l'introduction de la possibilité de décider de la démolition et de la reconstruction de l'immeuble à la majorité des 4/5e dans certains cas. Cependant, le 20 février 2020, cette règle a été annulée par la Cour constitutionnelle, qui a insisté sur des protections supplémentaires pour les copropriétaires qui n'étaient pas d'accord avec la décision.
Par la loi du 31 juillet 2020, le législateur a suivi les recommandations de la Cour constitutionnelle et a restauré la réglementation sur la démolition et la reconstruction d'un bâtiment.
En 2020, la crise du corona a également conduit à une modification de la loi sur la copropriété. La tenue d'une assemblée générale annuelle des copropriétaires est essentielle pour la gestion de la copropriété. Pendant la crise du Corona, où les contacts physiques ont dû être limités au maximum, la tenue d'une assemblée générale n'est/était pas évidente. Avec la loi du 20 décembre 2020 portant diverses dispositions temporaires et structurelles relatives à la justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19, l'ancrage de la participation à distance est devenu une réalité. La loi stipule notamment qu'un copropriétaire peut être présent physiquement ou à distance à une assemblée générale lorsque la convocation le prévoit.
Il a fallu attendre plus de deux cents ans, mais l'ensemble du droit de la propriété a finalement été réformé. Le 30 janvier 2020, le projet de loi portant le livre 3 "Les biens" du Code civil - qui implique une modernisation en profondeur du droit des bien - a été approuvé. La loi portant le livre 3 "Les biens" du Code civil a été publiée au Moniteur belge le 17 mars 2020.
Le titre IV du livre 3 "Les biens" comprend les dispositions relatives à la copropriété. L'intention du législateur était simplement de délimiter et de structurer plus clairement les différentes formes de copropriété, mais aussi d'apporter des solutions à un certain nombre de questions qui restaient en suspens. Les règles de la copropriété des appartements n'ont toutefois pas été touchées. La réforme du droit des biens a entraîné une nouvelle numérotation des articles. La numérotation familière "577-..." n'existe plus. Les dispositions relatives à la copropriété forcée et à la copropriété forcée d’immeuble à appartements se trouvent désormais aux articles 3.78 et 3.100 du Code civil.
La nouvelle législation du droit des biens est entrée en vigueur le 1er septembre 2021.
Vous comprenez maintenant qu'on est un peu perdu mais on ce forme.
L’association des copropriétaires naît en même temps que la copropriété, à savoir pour autant que deux conditions soient remplies :
- Qu’il existe une indivision, à savoir au moins deux lots différents dans un même immeuble appartenant à deux propriétaires différents.
- Que les statuts de la copropriété (l’acte de base et le règlement de copropriété) soient transcrits à la conservation des hypothèques.
Cette association dispose d’une personnalité juridique1, ce qui signifie que, comme toute personne, elle a une existence propre et indépendante des copropriétaires et dispose d’un patrimoine propre.
L’association des copropriétaires (de même que son syndic d’ailleurs) doit en outre être enregistrée auprès de la Banque Carrefour des Entreprises. Tous les documents émanant de l’association doivent mentionner son numéro d’entreprise.
Comme tout groupement disposant d’une personnalité juridique, l’association des copropriétaires doit obligatoirement disposer d’un organe décisionnel (en l’espèce, l’assemblée générale des copropriétaires) et d’un organe exécutif (en l’espèce, le syndic). Ces deux organes sont indispensables au bon fonctionnement de l’association des copropriétaires.
La loi sur la copropriété organise en outre une distinction selon que l’on est en présence d’une copropriété de 20 lots ou plus, à l’exclusion des caves, garages et parkings, ou d’une copropriété de plus petite taille, de moins de 20 lots. Dans le premier cas, la loi impose en effet la création d’un conseil de copropriété, alors que sa création n’est que facultative dans le cas d’une petite copropriété. Cet organe doit veiller à ce que le syndic s'acquitte correctement de ses tâches.
Par ailleurs, la loi sur la copropriété impose également la nomination d'un commissaire aux comptes ou d'un collège de commissaires aux comptes, quel que soit le nombre de lots. La mission du commissaire aux comptes est de vérifier la comptabilité et les comptes de la copropriété et d'en faire rapport annuellement à l'assemblée générale
L’association des copropriétaires n’acquiert une existence juridique propre qu’après la transcription de ses statuts, à savoir l’acte de base et le règlement de copropriété, à la conservation des hypothèques. L’acte de base et le règlement de copropriété doivent faire l’objet d’un acte authentique.
L’acte de base
L’acte de base doit au moins comprendre la description de l’ensemble immobilier, des parties
privatives et communes :
- Parties communes : ce sont les parties de l'immeuble qui appartiennent à tous les copropriétaires, mais à concurrence d'une fraction pour chacun. Il s'agira par exemple de la porte et du hall d'entrée de l'immeuble, des ascenseurs, du chauffage central, des escaliers, des murs extérieurs ou de la toiture de l'immeuble. Ces parties communes comprennent également le terrain sur lequel l'immeuble est construit.
- Parties privatives : ces parties de l'immeuble appartiennent exclusivement à chaque propriétaire. Cela vise principalement les locaux intérieurs de chaque appartement et tout ce qui s'y trouve, comme par exemple le mobilier de cuisine incorporé, les portes, les installations sanitaires particulières ou les
cloisons internes. - La description du bien immobilier : L'acte de base reprendra la description précise de chaque lot, en attribuant à chacun une certaine quotité dans les parties communes. S'il s'agit d'un immeuble à cinq étages avec, au total six appartements, l'acte de base reprendra la description précise des parties
privatives de chaque appartement, ainsi que le nombre de quotités dans les parties communes qui lui sont attachées.
La part de chaque propriétaire d'appartement ou de garage dans l'ensemble des parties communes de l'immeuble est déterminée sur base de la valeur de chacun des lots de l'immeuble (sur base d’un rapport circonstancié d’un notaire, géomètre, architecte ou agent immobilier).
Le règlement de copropriété
Le règlement de copropriété détaille les règles de fonctionnement de la copropriété en précisant au moins :
- les droits et obligations de chaque propriétaire quant aux parties privatives et communes ;
- les critères et le mode de calcul de la répartition des charges ainsi que, le cas échéant, les stipulations et les sanctions relatives au non-paiement des charges ;
Le règlement d’ordre intérieur
Le règlement d’ordre intérieur est un document pratique et factuel qui définit les principes de vie au sein de l'immeuble. Il ne peut ni remplacer ni contredire les statuts. Le règlement intérieur peut toutefois compléter ou développer le règlement de copropriété. Alors que l'assemblée générale était auparavant libre d'établir un règlement d’ordre intérieur, la loi du 18 juin 2018 rend l'établissement d'un règlement d’ordre intérieur obligatoire.
Depuis la modification législative de 2018, le règlement d’ordre intérieur doit contenir au minimum les points suivants :
- les règles relatives au mode de convocation, au fonctionnement et aux pouvoirs de l'assemblée générale ;
- le montant ainsi que les marchés et contrats à partir desquels la concurrence est obligatoire ;
- le mode de nomination d’un syndic, l’étendue de ses pouvoirs, la durée de son mandat et les modalités de renouvellement de celui-ci, les modalités du renon éventuel de son contrat ainsi que les obligations consécutives à la fin de sa mission ;
- la période annuelle de quinze jours pendant laquelle se tient l’assemblée générale ordinaire ;
- les compétences et obligations du commissaire aux comptes ;
- Les modalités de consultation des documents et des données ayant trait à la copropriété par les copropriétaires ;
- le règles en rapport à l’organisation et au fonctionnement du conseil de copropriété.
Si l’indivision principale comprend vingt lots ou plus, l’acte de base peut prévoir la création d’associations partielles avec personnalité juridique. La constitution de ces associations partielles est possible par immeuble dans un groupe d'immeubles ou, si un immeuble comporte une séparation physique en éléments clairement distincts, par élément de cet immeuble.
La création d'associations partielles entraîne une distinction entre, d’une part, les matières communes privées (parties communes privées) pour lesquelles les associations partielles ont une compétence exclusive et, d’autre part, les matières communes générales (parties communes générales) qui relèvent de la compétence exclusive de l’association générale des copropriétaires.
La loi du 18 juin 2018 a par contre supprimé le concept d’associations partielles sans personnalité juridique. A la place, la loi du 18 juin 2018 a introduit le principe du « décideur payeur ». Ce principe implique que si le règlement de copropriété fait peser la charge d'une partie commune exclusivement sur certains copropriétaires, seuls ces derniers participeront au vote, à la condition que ces décisions ne compromettent pas la gestion commune de la copropriété. En 2010, le législateur a voulu moderniser les statuts d'une copropriété et les rendre plus transparents. Bien que l'objectif soit louable, le système mis en place par le législateur n'a pas apporté le résultat souhaité.
Conformément à l'article 19, §2 (modifié à plusieurs reprises) de la loi du 2 juin 2010, le syndic devait soumettre à l'approbation de l'assemblée générale, pour le 1er septembre 2013 au plus tard, une version de l'acte de base existant, du règlement de copropriété et du règlement d'ordre intérieur, adaptée aux articles 3.84 à 3.100 du Livre 3 du Code civil.
En dissociant les statuts des textes législatifs, l’association des copropriétaires ne devrait à l’avenir plus être obligée de modifier impérativement les statuts à chaque modification législative. Par ailleurs, le transfert de diverses dispositions du règlement de copropriété vers le règlement d’ordre intérieur permet de procéder à une modification sous signature privée, ce qui évite les frais d'un acte authentique.
Le syndic joue un rôle central dans la gestion de la copropriété. Le syndic est chargée à la fois de la gestion et de la représentation de la copropriété.
Le syndic constitue « l’organe exécutif » de l’association des copropriétaires. La loi lui accorde, de manière impérative, la mission de gestion quotidienne de l’immeuble et la gestion financière de la copropriété, le tout sur base des décisions adoptées par l’assemblée générale des copropriétaires. En outre, le syndic représente l’association des copropriétaires vis-à-vis des tiers.
Le choix du syndic est libre. La fonction peut être exercée par une personne physique ou morale, professionnel ou non, mais ne peut être exercée que par une seule personne (il est par exemple impossible de confier la gestion technique à une personne et la gestion administrative à une autre).
Nul ne peut exercer la profession d’agent immobilier-syndic en qualité d’indépendant à titre principal ou complémentaire, ni porter ce titre, s'il n'est pas inscrit au tableau des praticiens dans la colonne de la profession (IPI / BIV)
La loi sur les agents immobiliers prévoit toutefois deux exceptions à cette règle:
- à savoir les professionnels de certaines professions réglementées comme les avocats, les géomètres-experts assermentés, les comptables-fiscalistes et les architectes.
- Les copropriétaires de l'immeuble ou du groupe d'immeubles concernés de moins 20 lots. Qu'il agisse à titre professionnel ou non, le syndic doit respecter les mêmes obligations légales, réglementaires et contractuelles. Le syndic doit toujours souscrire une assurance responsabilité professionnelle. Les coûts de l'assurance responsabilité civile sont, en général, supportés par le syndic lui-même. Ce n'est que dans le cas où le syndic exerce son mandat à titre gratuit (ce qui est généralement le cas pour les syndics occasionnels) que l'assurance peut être souscrite aux frais de l’association des copropriétaires.
Le syndic peut être nommé de trois façons :
- dans le règlement d’ordre intérieur,
- par l’assemblée générale
- par le juge.
L’assemblée générale décide de la nomination du syndic à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés.
La procédure de désignation du syndic, l’étendue de ses pouvoirs, la durée de son mandat et les modalités de renouvellement de celui-ci, doivent être fixées par le règlement d’ordre intérieur.
La durée de chaque mandat de syndic ne peut excéder trois ans, mais il peut être renouvelé par décision expresse de l’assemblée générale11. A défaut de renouvellement, un nouveau syndic devra donc être désigné.
L’assemblée générale peut en outre toujours révoquer le syndic et peut également, si elle l’estime nécessaire, lui adjoindre un syndic provisoire pour une durée ou à des fins déterminées.
En tant qu’organe exécutif de l’association des copropriétaires, le syndic dispose de trois types de pouvoirs :
- légaux : ceux qui sont déterminés par la loi ;
- statutaires : ceux qui sont déterminés par l’assemblée générale ;
- conventionnels : ceux qui proviennent de décisions prises par l’assemblée générale.
Le syndic doit rencontrer les besoins de gestion au quotidien de l’association des copropriétaires. En plus de connaissances juridiques et techniques que cela implique, le syndic doit être conscient du rôle social lié à sa fonction. Il pourra ainsi tour à tour être amené à jouer le rôle de conciliateur ou de médiateur.
L’assemblée générale des copropriétaires constitue l’organe décisionnel de l’association des copropriétaires. Elle est composée de l’ensemble des copropriétaires (à l’exclusion des locataires ou des personnes étrangères à l’immeuble) et est présidée par un copropriétaire.
Chacun des copropriétaires a le droit d’être présent personnellement lors de l’assemblée ou de se faire représenter, moyennant procuration, par la personne de son choix (sauf par le syndic qui ne peut jamais être mandaté à cette fin).
Toutes les procurations sont annexées au procès-verbal de la réunion.
La procuration est toujours écrite et désigne nommément le mandataire ;
- elle peut être spéciale (pour certains points de l’agenda)
- générale pour la durée d’une assemblée (pour tous les points de l’agenda).
La procuration ne peut concerner qu’une seule assemblée générale. La loi du 18 juin 2018 prévoit qu’une procuration octroyée pour une assemblée générale vaut également pour l’assemblée générale organisée en raison de l’absence de quorum lors de la première assemblée générale, sauf si le mandant choisit de limiter la portée de la procuration.
Nul ne peut accepter plus de 3 procurations par vote, sauf si le total des voix n’excède pas 10% du total des votes de tous les copropriétaires de la copropriété.
La loi a également prévu qu’un secrétaire et un président doivent être désignés lors de l’ouverture de la séance. Le Président et le secrétaire, qui forment ensemble le « bureau », se charge de diriger la réunion en suivant l’ordre du jour et en s’assurant que le droit de parole et de vote des copropriétaires soit respecté.
L’assemblée générale ordinaire, également qualifiée de statutaire, se tient une fois par an au cours de la période fixée par le règlement d’ordre intérieur. Elle est amenée à statuer sur des points importants tels que le renouvellement ou le choix du syndic, l’approbation des comptes, l’évaluation des contrats de fourniture, la présentation des budgets prévisionnels pour les dépenses courantes et les frais extraordinaires, etc.
L’assemblée générale extraordinaire est convoquée par le syndic à chaque fois qu’une décision urgente doit être prise dans l’intérêt de la copropriété. Dans la pratique, cette assemblée pourra être convoquée chaque fois qu’une question intéressant la vie des copropriétaires ne peut pas attendre la tenue de l’assemblée générale annuelle.
Liste de présence
Avant l’ouverture de la séance, il appartient au syndic, ainsi qu’au président de l’assemblée, de vérifier l’identité des personnes présentes à l’assemblée, à titre personnel ou comme mandataire, ainsi que les éventuelles procurations. Le syndic dresse, sur cette base, une liste reprenant l’identité des copropriétaires ou de leurs mandataires et leurs quotités dans l’immeuble. Les procurations doivent être annexées à cette liste.
Droit de vote
Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part dans les parties communes. Si une personne est mandatée ou employée par l’association des copropriétaires pour réaliser une mission, elle ne pourra pas participer aux délibérations ni aux votes concernant cette mission.
Nul ne peut prendre part au vote (même pas comme mandataire) pour un nombre de voix supérieur à la somme des voix dont disposent les autres copropriétaires présents ou représentés.
Par la loi du 18 juin 2018, le législateur a fait le pas vers le principe du "décideur payeur"27. Ce principe implique que, lorsque le règlement de copropriété fait peser sur certains copropriétaires seulement les frais d'une partie commune de l'immeuble ou du groupe d'immeubles, seuls ces copropriétaires participent au vote, à la condition que ces décisions ne compromettent pas la gestion commune de la copropriété. Chacun d'eux vote avec un nombre de voix proportionnel à sa part dans lesdits frais.
Quorum de présence
L’assemblée générale ne délibère valablement que si plus de la moitié des copropriétaires sont présents ou représentés au début de l’assemblée et pour autant qu’ils possèdent au moins la moitié des quotes-parts dans les parties communes.
L’assemblée générale délibère aussi valablement si les copropriétaires présents ou représentés au début de l’assemblée générale représentent plus de trois quarts des quotesparts dans les parties communes.
Si aucun des deux quorums n’est atteint, un délai de quinze jours devra s’écouler avant qu’une deuxième assemblée générale ne soit convoquée. Cette deuxième assemblée générale pourra délibérer, quel que soit le nombre de copropriétaires présents ou représentés.
Lorsque la loi exige l’unanimité de tous les copropriétaires et que celle-ci n’est pas atteinte à l’assemblée générale pour cause d’absence d’un ou de plusieurs copropriétaires, une nouvelle assemblée générale pourra se réunir après un délai de trente jours au moins, lors de laquelle la décision pourra être prise à l’unanimité de tous les copropriétaires présents ou représentés.
Majorités et unanimité
Les décisions sont prises à la majorité absolue (50 % + 1) des voix des copropriétaires présents ou représentés, sauf si la loi exige une majorité qualifiée (2/3 ou 4/5 des voix des copropriétaires présents ou représentés) ou l’unanimité (tous les copropriétaires de la copropriété).
Les abstentions, les votes nuls et blancs ne sont pas considérés comme des voix émises pour le calcul de la majorité requise.
L’assemblée générale décide :
A la majorité des 2/3 des voix présentes ou représentées (la majorité des 3/4 a été supprimée suite à la loi du 18 juin 2018):
- de toute modification aux statuts pour autant qu’elle ne concerne que la jouissance,l’usage ou l’administration des parties communes, sans préjudice de l’article 3.85, § 2 du Code civil (clause promoteur immobilier) ;
- de tous travaux affectant les parties communes, à l'exception des travaux imposés par la loi et des travaux conservatoires et d’administration provisoire, qui peuvent être décidés à la majorité absolue des voix, sans préjudice de l’article 3.89, § 5, 2° du Code civil ;
- du montant des marchés et des contrats à partir duquel une mise en concurrence est obligatoire, sauf pour les actes visés à l’article 3.89, § 5, 2° du Code civil ;
- moyennant une motivation spéciale, de l’exécution des travaux à certaines parties privatives qui, pour des raisons techniques ou économiques, sera assurée par l’association des copropriétaires. Cette décision ne modifie en rien la répartition des coûts de ces travaux entre les copropriétaires.
A la majorité des 4/5 des voix présentes ou représentées
- de toute autre modification aux statuts, en ce compris la modification de la répartition des charges de copropriété ;
- de la modification de la destination de l’immeuble ou d’une partie de celui-ci ;
- de la reconstruction de l’immeuble ou de la remise en état de la partie endommagée en cas de destruction partielle ;
- de toute acquisition de biens immobiliers destinés à devenir communs ;
- de tous actes de disposition de biens immobiliers communs (comme la vente d’une parcelle), y compris la modification des droits réels d’usage existant sur les parties communes au profit d’un seul copropriétaire, à condition que cela soit justifié par l'intérêt légitime de l’association des copropriétaires, le cas échéant moyennant le versement d'une indemnité proportionnelle au préjudice qu'il peut causer.
- de la modification des statuts en fonction de la constitution d'associations partielles à l'intérieur d'une copropriété ;
- de la division d’un lot ou de la réunion, totale ou partielle, de deux ou plusieurs lots;
- sous réserve de l’article 3.92, § 1er, alinéa 6 du Code civil, de la démolition ou de la reconstruction totale de l’immeuble, motivée par des raisons de salubrité ou de sécurité ou par le coût excessif par rapport à la valeur de l’immeuble existant d’une mise en conformité de l’immeuble aux dispositions légales. Dans ce cas, un copropriétaire peut renoncer à son lot en faveur des autres copropriétaires si sa valeur est inférieure à la part qu'il aurait à supporter dans le coût total des travaux. A défaut d'accord, l'indemnité est déterminée par le juge sur la base de la valeur vénale du lot concerné, sans tenir compte de la décision de l'assemblée générale. En dehors des raisons susmentionnées, la décision de démolir ou de reconstruire complètement doit être prise à l'unanimité.
A l’unanimité des voix de tous les copropriétaires (ce qui implique que tous les copropriétaires doivent être présents ou représentés):
- sur toute modification de la répartition des quotes-parts de copropriété (auquel cas la décision incidente de modification des quotes-parts peut également être prise à la même majorité, par exemple une modification des quotes-parts suite à la constitution d'une association partielle) et ce moyennant la production d’un rapport d’un notaire, géomètre, architecte ou agent immobilier ;
- sur toute décision de l’assemblée générale de reconstruction totale de l’immeuble ;
- de la décision de dissoudre l’association des copropriétaires.
La rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale est une mission importante du syndic.
Le syndic rédige le procès-verbal des décisions prises par l’assemblée générale avec indication des majorités obtenues et du nom des copropriétaires qui ont voté ‘contre’ ou qui se sont ‘abstenus'
A la fin de la séance et après relecture, ce procès-verbal est signé par le président de
l’assemblée générale, par le secrétaire désigné lors de l’ouverture de la séance et par tous les copropriétaires encore présents à ce moment ou leurs mandataires.
Ces décisions doivent être notifiées aux copropriétaires dans les 30 jours de l’assemblée générale (même si les copropriétaires sont déjà tenus par la décision dès la date de l’assemblée).
A défaut d’une telle réception, les copropriétaires concernés doivent en informer le syndic par écrit.
Il appartient par ailleurs aux copropriétaires eux-mêmes de notifier à leurs locataires les décisions intervenues. Depuis la loi du 18 juin 2018, le syndic n’est en effet plus tenu de le faire. Le syndic est responsable de la conservation des procès-verbaux des assemblées générales.
Ceux-ci doivent être consignés dans les 30 jours de l’assemblée générale dans un registre déposé au siège de l’association des copropriétaires, qui peut être consultés sans frais par toute personne intéressée.
Les copropriétaires ne peuvent pas exécuter personnellement les décisions prises par l’assemblée générale, c’est au syndic qu’il revient de le faire. Le syndic doit exécuter et faire exécuter toutes les décisions prises par l'assemblée générale. Il est ainsi obligé d’entreprendre les travaux décidés, d’entamer les procédures visées et approuvées par l’assemblée générale et d’exécuter toute autre mission qui lui serait confiée.
Petit rappel : Le syndic n’a pas de pouvoir d’appréciation sur les décisions prises par l’assemblée générale. Il attirer l’attention de l’assemblée sur le risque lié à une telle décision et acter ses réserves dans le procès-verbal. En tout état de cause, la responsabilité finale de l’exécution des décisions pèse sur l’assemblée générale et non sur le syndic.
Il convient de souligner que les décisions adoptées par l’assemblée générale sont susceptibles d’être contestées en justice par les copropriétaires dans les quatre mois à compter de l’assemblée.
Les habitants qui occupent l’immeuble en vertu d’un droit réel ou personnel, mais qui n’ont pas de droit de vote à l’assemblée générale, peuvent également saisir le juge pour faire annuler les décisions de l’assemblée générale dans le délai de deux mois après que la décision de l’assemblée générale ne soit portée à leur connaissance et au plus tard dans les quatre mois de la date de l’assemblée générale.
Si l’introduction d’une telle procédure judiciaire n’interdit en principe pas au syndic d’exécuter directement la décision de l’assemblée, il est parfois plus prudent, en fonction des circonstances et des enjeux, d’attendre que la décision ne soit plus
susceptible de recours.
Enfin, la loi donne mission au syndic d’accomplir tous actes conservatoires et d’administration provisoire.
Les actes conservatoires ont pour objectifs la conservation de la chose ou des droits et d’empêcher la survenance d’un dommage ou de le limiter. Les actes d’administration sont ceux qui engendrent une nécessité immédiate d’agir.
La nature de ces actes peut être aussi bien juridique (par exemple : introduction d’une action en désignation d’expert, réalisation d’une saisie conservatoire) que matérielle (par exemple : interventions en cas de panne de chauffage ou de risque de ruine d’une cheminée).
Ces actes pourront être réalisés par le syndic sans autorisation préalable de l’assemblée générale, à la condition que ces actes soient ratifiés le plus vite possible par l’assemblée générale
L'usage de la langue est libre. Cependant, un copropriétaire peut, à sa demande, obtenir une traduction des statuts et de tout document relatif à la copropriété émanant de l’association des copropriétaires, la traduction ne peut être demandée que dans la langue ou dans l’une des langues de la région linguistique dans laquelle l’immeuble ou le groupe d’immeubles est situé.
Par exemple : Le copropriétaire d’un immeuble sis en Flandre peut exiger la traduction en néerlandais d’un document relatif à la copropriété rédigé en français. Un copropriétaire francophone de ce même immeuble sis en Flandre ne peut par contre pas exiger la traduction en français d’un document établi en néerlandais.
Les frais de traduction sont à charge de l’association des copropriétaires
Le conseil de copropriété est un organe qui a pour mission de veiller à la bonne exécution par le syndic de ses missions.
L’instauration d’un conseil de copropriété est obligatoire pour les copropriétés d’au moins 20 lots (à l’exception des caves, garages et parkings) et facultative pour les copropriétés de moins de 20 lots.
Les tâches du conseil de copropriété sont multiples. Il s’agit, par exemple, de vérifier la régularité des actions du syndic pour :
- la convocation à l’assemblée générale ;
- la conclusion de conventions ;
- l’élaboration du budget ;
- la planification de l’entretien de l’immeuble ;
- la tenue des comptes d’exploitation (fonds de réserve et de roulement) et d’éventuels autres comptes ;
- …
Le syndic est également tenu de mettre à disposition du conseil de copropriété tous les documents et informations relatifs à la copropriété réclamés par celui-ci le pv est dresser par le conseil .
La loi sur la copropriété exige la nomination d'un commissaire aux comptes ou d'un collège de commissaires aux comptes. La loi ne précise pas qui peut être nommé commissaire aux comptes. Il peut s'agir d'un copropriétaire ou d'un tiers. Le mandat dure 1 an.
Pour se faire, le commissaire aux comptes prendra contact en temps utile avec le syndic pour pouvoir avoir accès aux documents et procéder aux vérifications qui s’imposent.
Le syndic est, pour sa part, tenu de collaborer avec le commissaire aux comptes pour lui permettre de mener à bien sa mission.
Outre l’obligation de souscrire une assurance responsabilité couvrant l’exercice de sa mission, il est indispensable pour le syndic de faire assurer l’immeuble. Le syndic doit ainsi conseiller objectivement l’association des copropriétaires de prendre les assurances qui doivent être souscrites.
Il appartient au syndic de prévoir que les polices soient établies au nom de l’association des copropriétaires. Le syndic signe la police en sa qualité de représentant de l’association.
En cas de sinistre, il appartient au syndic de prendre les initiatives qui s’imposent en vue de l’intervention de la compagnie d’assurance.